Quel entrepreneur pourrait répondre sans réfléchir si on lui demandait de donner la différence entre des archives intermédiaires et définitives ? Sans doute que peu seraient susceptible de donner une définition correcte et pour cause : perdus dans l’administratif de plus en plus lourd et contraignant, il faut maintenant porter légalement une attention toute particulière aux archives. Qu’est-ce qu’un plan de classement et qui peut le mettre en œuvre : voici quelques explications.
Plan de classement : de quoi parle-t-on ?
Un plan de classement est une méthode de rangement propre aux archives intermédiaires. Il s’agit pour en donner une définition très courte, de celles qui sont les plus courantes et donc les plus susceptibles d’être utilisées par le chef d’entreprise ou son équipe lors de leurs tâches quotidiennes.
Mettre en œuvre un plan de classement leur permettrait ainsi de retrouver très facilement toute information dont ils pourraient avoir besoin. Le plan de classement constitue donc une sorte de tableau de bord qui utilise des thématiques, afin de pouvoir s’y retrouver parmi toutes les natures de documents.
Pour ce faire, un code chiffré ou alphabétique est souvent choisi, en fonction de ce qui semble le plus simple à retenir et à appliquer.
Le plan de classement apparait donc comme une solution pour gagner du temps, pour être plus productif ; deux des arguments phares de la loi sur la Transition Numérique.
Mais ne parlions nous pas de documents papier ? C’est bien là toute la complexité car il faudrait mettre les deux en place, sachant que dans beaucoup de structures, les archives sont juste des documents qui s’empilent et prennent la poussière.
Cette situation n’a rien d’irrémédiable bien au contraire et heureusement, car cette loi suppose des obligations de la part des entrepreneurs qui trouveront alors une solution.
L’aide à la transition numérique : si on en parlait ?
Quelle perte de temps de numériser des documents qui devraient être supprimés parce qu’ils sont obsolètes, ne correspondent plus à la réalité de l’entreprise ou n’ont plus de valeur probatoire. Cela pourrait faire, sur quelques années, des milliers de documents.
Or, c’est certainement le premier réflexe que pourrait avoir un entrepreneur. Mais avec quelle machine faire cela, s’il s’aperçoit qu’il a des documents atypiques, que certains ont l’écriture passée, voire effacée par endroits etc… ?
Parce que l’embauche ne serait pas une bonne idée pour un travail qui est somme toute transitoire, il est devenu courant de l’externaliser à une société d’archivage.
Elle saura exactement comment mettre en place un plan de classement. Mais avant cela, il s’agira certainement de faire un tri. Bail commercial, factures, devis, documents comptables : elle sait combien de temps chaque document professionnel doit être gardé. Une fois que ce tri est fait, les archives sont classées.
Si on ne se sent pas capable de les numériser, elles s’en chargent et trouvent pour la structure le meilleur espace de stockage dématérialisé.
Plusieurs niveaux d’accès en fonction des documents et des collaborateurs : beaucoup de demandes peuvent trouver réponses en passant par elles, y compris s’il s’agit de sensibiliser et de former les salariés, car après, ce sont eux, ainsi que le chef d’entreprise, qui seront tenus de procéder à ce tri, à ce classement et à numériser les documents papiers importants que la structure va recevoir ou envoyer.
C’est notamment pour cette raison que pendant tout le processus, ils restent partie prenante de cette transition et de cette transformation de leur manière de fonctionner.
Ainsi, ils seront plus à même d’adopter ces nouvelles pratiques, pour que cela devienne à la longue un automatisme dont ils tireront profit chaque jour.